為提升檢索與年代軸瀏覽的完整性，本所於著錄時，有以下規範：

• 除人員姓名外，其餘欄位內容著錄時，以現今中文慣用字為主
  各年度紙本中，對於日文漢字的正體字、異俗體字之寫法多有不同，而日文漢字與現今中文慣用字也多有差異。因此，本所於著錄時，原則上以目前中文慣用字為主，如：敎諭→教諭、臺灣中央衞生會→臺灣中央衛生會、恒春→恆春、鵞鑾鼻→鵝鑾鼻等。
• 日文中重複前字的習慣用法，以完整書寫的方式呈現
  日文書寫中，「踊り字」是為表示重複前一漢字或假名的習慣用法，原書紙本中曾出現「々、ヽ、ゝ、ヾ、ゞ」等寫法，如：「集々」、「暖々」、「佐々木」、「前田すゞを」等。本所於著錄時，針對疊字部份，以完整書寫的方式呈現，即：臺中州集集公學校、臺北廳暖暖公學校、佐佐木久雄、前田すずを等。
• 日文中的變體假名，以其所對應之漢字表示
  戰前日文平假名並不只有一種寫法，明治33年（1900）雖因施行教育令改正統一假名的書寫方式，但直至終戰，日常生活中仍有使用變體假名之例。原書紙本中，許多人員姓名便使用變體假名作為標記，且平假名與變體假名的書寫方式在各年度中，並不統一。因此，本所於著錄時，針對變體假名部分，以該假名相對應之漢字呈現，如「林可壽え」、「小宮山登能江」、「加須屋滿喜」等。

以上，為使資料內容逐步完善，若使用者發現有未修訂之慣用字，歡迎提出通報；若發現有任何需改正之處，也歡迎利用本系統所設計之勘誤功能，不吝賜教，謝謝。