本系統主要依據臺灣總督府自身編輯出版的版本進行建置，內容羅列臺灣總督府府內單位及各所屬之委員會、法院、交通局、專賣局等機關，與各地方州廳之官職員名錄。在該年度無典藏時，則以日本內閣印刷局所編纂之職員錄替代，並持續徵集臺灣總督府職員錄，以進行資料補齊工作。目前涵蓋年代從明治29年（1896）至昭和19年（1944）為止，計49個年度，共有51本（1909、1920年因應地方改制各出二本）。書目清單如表一：

版本說明：

• 臺灣總督府職員錄：為臺灣總督府自行編纂，內容較能完整呈現轄下單位，同時人員名錄也較為詳盡。其在書名的標示上，曾有《臺灣總督府職員錄》、《臺灣總督府文官職員錄》、《臺灣總督府及所屬官署職員錄》等幾種不同的書名，並先後由臺灣日日新報、臺灣時報等報社發行。

• 職員錄：由日本內閣印刷局所印製，內容僅節錄臺灣總督府所轄之部分單位與人員，如：技手、雇員、臨時雇員等官等階層較低的職員名錄即未完全收錄。本版職員錄於明治19年（1886）至大正6年（1917）期間，依中央與地方單位分印（甲）、（乙）兩冊，而包含臺灣總督府在內的各殖民地機關亦收錄於甲冊中；大正7年（1918）至昭和年間，中央與地方單位合印為一冊，不再分印。然不論是否分印，封面書名均為《職員錄》。

表一：系統收錄書目清單

註1：本表書目除明治42年與大正9年發行兩本分別以發行年月區分外，其他各年代主要來源取自封面，無封面者得參考凡例

註2：紅字為日本內閣印刷局編纂之職員錄；黑字為臺灣總督府職員錄